Incidencias comunes

En los siguientes apartados se describen los problemas más comunes a los que se suele enfrentar la gestión de correos electrónicos

Mi correo va a SPAM

El problema más común a la hora de enviar correos con un dominio propio, es que los correos que manda van directamente a la carpeta de SPAM del receptor del correo enviado.

Para entender este problema, primero hay que entender un concepto muy sencillo. Y es que todo correo o dominio de correo tiene una reputación asociada. Esta reputación, es un indicador de la confianza depositada en un correo de que este no envía correo «basura». Y esta puntuación varia en función de muchos factores, y en función de esta reputación, su correo ira o no a SPAM.

Cuando le una primera dirección de email en un dominio, este tiene una reputacion neutra, y es el momento más delicado, ya que puede facilmente pasar de un estado neutro a uno negativo. Así pues, la recomendación inicial cuando se le crea un correo, es enviar emails a direcciones propias de dominios conocidos, como gmail o yahoo, y responderlos desde ahi mismo, y si se da el caso, indicar al propio buzón que no es SPAM, teniendo cuidado de no llevar a cabo practicas catalogadas como SPAM, citadas más abajo.

Desde Avirato, desaconsejamos firmemente es uso directo de su buzón de correo para el envio de propaganda. Esto ocasionará eventualmente la bajada de reputación de su correo, y el paso a la catalogación de SPAM, lo que no puede revertirse facilmente.

A continuación se le indican algunas de las practicas conocidas más comunes que hacen que su correo pase a SPAM.

1. Los grandes proveedores de correo como son Gmail, Outlook (y todos los de Microsoft), Yahoo, etc invierten mucho dinero en mejorar y modernizar sus filtros de correo antispam para lograr mantener las bandejas de entrada de sus usuarios totalmente libre de correos indeseados.

   Los filtros de correo evalúan muchos aspectos de tu email antes de que llegue a su destino, para eso se basan en una serie de criterios que hasta ahora son reservados por esas compañías para evitar que los spammers tengan acceso a todos esos “secretos” que permiten pasar como positivo a los correos, pero hay algunos básicos:

2. Envía correos solo a personas que lo soliciten. Una de las reglas más estrictas del email marketing es nunca comprar una base de datos ya que estas personas no autorizaron personalmente que puedes enviarles correos de vez en cuando.

   Siempre que tengas los datos de alguna persona o posible prospecto asegurate de que se suscriba a tu newsletter o que te brinde su correo electrónico para envío de cotizaciones o registro.

3. La configuración que hace el usuario únicamente en su correo electrónico puede llevarlos a su bandeja de spam, ya sea porque anteriormente ya haya marcado como spam correos con temáticas similar a la de tus contenidos.

   Si de verdad tus contactos están interesados en tus correos esto puede solucionarse, solo tienen que ubicar tus correos en la bandeja de spam y marcarlos como “no es spam”, la próxima vez que les envíes un email lo verán en su bandeja de entrada.

4. También es marcado como spam aquellos boletines a los que se han desuscrito los usuarios anteriormente. Es probable que hayas descartado estos contactos para el envío de tu newsletter o de tus anuncios, pero si más adelante vuelves a insistir (o es probable que aún no te has percatado de quién se desuscribió) tus correos serán marcados instantáneamente como spam.

   Cuando eliminas el botón de “desuscribirse” de tus envíos deriva en una mala práctica del email marketing, ya que los usuarios deben poder elegir si quieren seguir recibiendo tus correos o no. Este tipo de actividad puede llevarte a ser marcado como correo no deseado sin darte la oportunidad de dejar de enviar correos a una o varias personas específicas.

   Hay que tener mucho cuidado cuando esto sucede, ya que la mayoría de las veces esto te llevará a caer en una lista negra de spam, y esto hará que pierdas mucho tiempo y dinero para poder seguir haciendo tus envíos, más abajo hablaremos al respecto.

5. Evita un asunto llamativo. Existen formas para redactar títulos y asuntos perfectos sin que traten de marcar tus correos como spam. Un asunto demasiado llamativo puede ser una razón de peso para bloquear tu llegada a la bandeja de entrada.

   Con “llamativo” me refiero a que si el título está en mayúsculas, contiene muchos signos de exclamación, palabras repetidas o es poco consistente, también hay palabras vetadas como “gratis” u “oferta”.

6. Que los asuntos llamativos estén prohibidos, no significa que puedas usar frases parecidas a las anteriores dentro del contenido. Cuida mucho la gramática y la ortografía, ya que también son causas comunes por las que tu correo llega a spam. La estructura del contenido también recibe muchos puntos a favor cuando cuenta con un html limpio y sin errores.

   Un buen diseño también es necesario ya que se evalúa la proporción imágen-texto, esto quiere decir que la cantidad de imágenes en el texto debe estar a la par con la cantidad de texto que tenga tu correo, esto es para hacer que la lectura sea amena y no resulte poco satisfactoria o molesta a la vista.

   También debes procurar que los enlaces que incluyas sean páginas web confiables, asegurate igualmente que el enlace que añadas a una dirección sea la misma que escribiste, si esta tiene una dirección diferente también es catalogado como spam.

7. Enviar un email sin nada en el contenido, así haya sido un error, puede darte puntos negativos en la evaluación de tu correo. En este caso es muy importante hacer pruebas de envío antes de hacer el envío final. Hacer esto puede salvarte de una mala evaluación y penalizaciones a futuro.

8. La reputación del dominio también es evaluado al enviarse un correo. Por ejemplo, si usas la dirección de gmail en una herramienta de envío masivo que no tiene permisos para enviar en nombre de Google, automáticamente irás directo a spam.

9. Una lista negra o Spam Blacklist es un lugar en internet donde se guarda un historial de todos aquellos dominios e IP’s que alguna vez han enviado un correo spam. Desde la primera vez que envías un email spam se almacena todas las veces posteriores, esto hace que tus IP’s pierdan reputación.

   Es difícil salir de una lista negra por que el historial se va a alimentando cada vez que haces un envío y duran mucho tiempo en el expediente. Aunque existen diferentes tipos de listas negras que cuentan con sus propios términos para lograr eliminar tu historial.

   Las ISP son las más comunes en internet, son aquellas que provienen de servidores de correo más conocidos como Gmail, Yahoo, Hotmail, etc. En cada caso hay que consultar varios procedimientos, pero primero debes saber si te encuentras en una blacklist.

1. La importancia del Asunto

   Los filtros antispam esta parametrizados para detectar correos no deseados en base a una serie de factores y palabras clave. Es por ello por lo que, si empleas mayúsculas en tus asuntos, o usas palabras que todos asociamos a correo no deseado, como “gratis”, “oferta” o “descuento” (entre otras), tus correos acaben no llegando a la bandeja de entrada.

2. Prestar atención al cuerpo del correo

   Del mismo modo, también es arriesgado usar palabras que tradicionalmente se asocian con correo basura, dentro del propio cuerpo del mensaje. Evita usar demasiadas exclamaciones, referencias a gratuidades en productos o servicios, o expresiones que induzcan a comprar o generar confianza en el lector. Un correo sobrio e informativos a menudo es lo mejor, e incluso lo mas producente en un correo corporativo.

3. No uses enlaces acortados

   Una de las prácticas más comunes en los ataques de phishing (más adelante trataremos el tema) es usar acortadores de enlaces para camuflar dominios y que el usuario no considere que esta accediendo a un sitio no legitimo. Esto hace que los enlaces acortados estén en el punto de mira de los filtros antispam. Muchas veces tratamos de adjuntar enlaces muy engorrosos y largos en nuestros correos, pero eso es mejor al hecho de que el recetor nunca reciba nuestra comunicación

4. No abuses de las imágenes

   Usar imágenes aligera la lectura y da un toque estético en nuestros correos. Pero en muchas ocasiones, se usa para ocultar información, como las palabras clave anteriormente mencionadas, por lo que es común que se sospeche de correos con un numero muy alto de imágenes. Pero eso no quiere decir que no podamos valernos de ellas en nuestros correos, únicamente tener en cuenta que un correo con 400 palabras y 15 imágenes puede resultar “sospechoso”. ¿Qué recomienda Avirato? Que emplees imágenes únicamente para completar información. Añadir una imagen que aporta la misma información que el texto ya incluido no es buena idea.

5. Los límites de envíos son muy importantes

   Nuestros sistemas de software y almacenamiento establecen unas limitaciones en el envío de correo. Esto es muy importante para evitar que la IP de su dominio acabe en una lista negra de correo en caso de que sus equipos se infecten con un malware, o lo más común, que alguien se haga con sus credenciales y envíe correos en su nombre Uno de los errores mas comunes es usar la propia IP del dominio para el envío masivo de correos. Esto puede hacer que no solo un correo, sino todos los correos asociados a ese dominio (lo que va después del @), se vean perjudicados. Es por ello que, si planea hacer campañas de marketing electrónico, use aplicaciones muy eficientes y confiables como Mailchimp o Sendinblue

6. Tener una lista de contactos actualizada

   Otro de los problemas de los envíos masivos, es no revisar los destinatarios de dichos correos. Si un gran número de nuestros envíos van a direcciones de mail que no existen, esto lo hace potencialmente susceptibles de considerarse correo basura, y más aún si se envían a correso que sí existen, pero que han manifestado anteriormente que no desean recibir tus correos.
Existen dos cosas que puedes hacer principalmente. La primera es verificar si el correo al que envías existe con servicios como Verify Email. Y una vez te hayas cerciorado de que dicha cuenta existe, fomenta que puedan responderte al correo remitente, evitando buzones de correo como noreply@… Con esto, consigues que las posibilidades de que tus correos vayan a una lista blanca aumenten

7. Se estricto con la con RGPD

   Es muy importante tener presente que, con la nueva normativa del reglamento general de protección de datos, el receptor de tus correos ha de primero consentir que le envíes correos comerciales, como ofrecerle después la posibilidad de darse de baja de estos. Esto se hace poniendo a disposición del usuario un consentimiento explicito en nuestros formularios de contacto, y añadiendo una cancelación de suscripción en nuestros correos comerciales. Muchos sistemas de email marketing como los anteriormente mencionados ya disponen de esta metodología

8. Las claves de acceso

   La apropiación de contraseñas y cuentas de email es mucho más común de lo que parece. Una contraseña realmente robusta es una formada por 16 caracteres, establecidos al azar, y compuestos por letras, números y símbolos, y estas ser cambiadas con una regularidad, de al menos una vez cada tres meses. Con esto, dificultarás la apropiación por la fuerza de tu contraseña.

9. Las herramientas de marketing digital

   La mejor manera de que tu IP acabe fichada como SPAM, debido a envíos masivos, es usar herramientas especializadas a tal fin. Y no solo eso, dichas herramientas también ponen a tu disposición informes y estadísticas de estos, como quien lee tu correo, cuantas personas se dan de baja debido a un email, cuantas veces se ha accedido a un enlace del correo. Esa información no se puede obtener mediante envío directo, el cual solo permite saber si el correo se ha enviado o no. Todo eso, te ayudará a que tus comunicaciones lleguen a su destino: La bandeja de entrada. Evitando acaban en SPAM, devaluando tu dominio y marca comercial

No llegan los correos que envío

La gran mayoría de las veces en las que no aparece un correo en la bandeja de entrada del receptor de sus correos, es que este se encuentra en la carpeta de SPAM, debido a alguno de los factores del epígrafe anterior.

La segunda causa más común, es que se están mandando esos correos desde un cliente de correo como Microsoft Outlook, y este se encuentra incorrectamente configurado. Para comprobarlo, han de acceder a su buzón real (webmail.sudominio.com).

Dentro, por un lado compruebe que los correos enviados estén en la bandeja de «borrador» o «enviados», si no es así, efectivamente su cliente de correo no ha conectado con su buzón, por lo que este no ha dado la orden de mandarlo.

Y por último, haga una prueba de envío y respuesta del mismo desde el propio buzón. La gran mayoría de las veces, estos correos si se mandan y reciben respuesta, por lo que habría de revisar la configuración de su cliente de correo, hasta que este esté correctamente configurado.

No me llegan correos al buzón

Por regla general, esto puede deberse a dos factores. El primero es el mismo al del punto anterior «No llegan mis correos». Los correos que debería estar recibiendo, los está visionando desde un cliente de correo como Microsoft Outlook, y este se encuentra incorrectamente configurado. Para comprobarlo, han de acceder a su buzón real (webmail.sudominio.com). Dentro compruebe que los correos recibidos están en la bandeja de entrada. Si es así, efectivamente su cliente de correo no ha conectado con su buzón, por lo que este no ha mostrado los correos.

El segundo, el cual es el más común, es que su buzón está lleno, y no entran más. Avirato les brinda 10 gb. de tamaño de correo. Lo que se entiende es capaz de almacenar miles de correos. Pero en ocasiones, si no se tiene en cuenta esto y no se llevan a cabo buenas practicas de uso de un correo, no eliminando correos basura, correos obsoletos, o se usa el correo para almacenar archivos (mala práctica), este puede copar esos 10 gb rápidamente. La solución, es hacer limpieza en su buzón, y eliminar todo ese contenido sobrante.